仕事周りの片づけ術を身に付け、仕事の効率化につなげる
突然ですが、仕事場の机周りをもっと効率よくシステム的に整理整頓をこなせたらいいのにな。
もしそんなお悩みを抱えた方がいたらあなたはなんとアドバイスしてあげますか？
片付けは得意ではないけど、
世間でよく言われる「自宅の片付け」と同じようにやればいいのでは？
と思う方もいるかもしれません。
しかし自宅の片付けと仕事場の片付けとはまた勝手が違うのです。
どういうこと？と気になった方はぜひ最後までこの動画をご覧ください！
今回ご紹介することを実践していただくと、自宅とはまた違う仕事周りの片づけ術を身に付け、
仕事の効率化にもつながるという学びが得られることでしょう。
それでは具体的な方法を解説していきます。
「仕事周りの片付けはその場と頭の中をさっぱりさせる環境作り
一言でいうと「仕事周りの片付けはその場と頭の中をさっぱりさせる環境作り」です。
仕事場の片付けでありがちなのは、この書類を捨てたら後々トラブルになるのでは？
と特に紙やデータのやり取りが多いと処分の判断に困ることが多々出てきますよね。
今回の動画ではそんな処分や廃棄の際の判断について、
少しでも助けになるようなご提案をさせていただきます。
ここでは仕事場の環境をすっきりさせるためのポイントを3つに絞ってみました！
・ゴミになった時点で捨てる
・とりあえずブラックボックスでしのぐ
・机がゴミの山になるように、頭の中もゴミの山になる。
ここからさらに詳しく、これらを一つ一つ解説していきます。
「ゴミになった時点で捨てる」
まずはじめに「ゴミになった時点で捨てる」について解説していきます。
仕事場の机周りを整理整頓しようと思ったときに、捨てていいものなのか判断に迷うことがある。
そんなお悩みの方は多いかもしれませんね。
よくよく考えてみると最終的に捨てることになるものというのは
最初から「ゴミ」として存在しているのではなく、
目的を終えたり、時間が経過したり、形や内容が変化する事ではじめてゴミとなるのです。
もちろん
その場で不要と判断できるモノはゴミとして廃棄します。
これがいわゆる整理ということです。
もしその場で不要と判断できたものを、後でやればいいや、と判断せずにわざわざ後生まで大事に取っておくと
それはゴミの山コース行きになってしまうので注意が必要です。
またゴミとして判断するには次のような「役目」「時間」「かたち」の
３つの基準を参考にしてみてください。
「役目」
たとえば上司からメモを渡され、それをもとに書類を作るとします。
その時点でそのメモはゴミではありません。
依頼された書類が完成すると、元のメモは役目を果たします。すると初めてゴミとなるのです。
「時間」
例えば上司からAという指示があったのでAのメモを残していました。
しかしBという新しい指示があったため、違う紙にBのメモを残しました。
この時点で古いAのメモは不要になりますが、もし捨てる判断をしないと
新しいBのメモと混在することになり間違えが起こるかもしれず大変危険ですね。
つまりすぐ分別の判断ができる古いメモ書きなどは廃棄していったほうがいいのです。
「カタチ」
例えば書類やデータ、商品サンプル、など
書き換え可能であったりカタチや内容が変化するものについて当てはまる項目です。
何かしらの完成品に対して修正箇所があった場合、
新たな完成品ができた時点で、つまり最初のモノはゴミとなります。
これも古いモノと新しいモノが混在していると間違いのもとですから、速やかに廃棄をしていきましょう。
「とりあえずブラックボックスでしのぐ」
続いて「とりあえずブラックボックスでしのぐ」について解説していきます。
先ほどのように「これはゴミ」と判断できたものはいいのですが、
それでも捨てて良いのか迷うものはまだまだ出てきます。
例えば「捨てる」というアクションを行う際、世間に溢れる色々なお片付けの情報を見ると
「躊躇しないでドンドン捨てるべし」と謳っていることが大半です。
しかしここに大きな落とし穴が隠されています。
自分の部屋の自分のモノであれば好きに捨てれますが、
会社内の会社のモノである事が問題の急所です。
本当に捨てていいかどうかわからないものを先送りしていると、
ますますごみの山が成長してしまいます。
考え方として「捨てたつもりになれる空間の確保」が解決のカギになります。
用意するものはデスクの足元に収まるサイズの「段ボール」。
今の状態を山積み状態と仮定し、すぐに捨てて良いのか判断がつかなかった資料や書類を一気に放り込んでしまいます。
そう、なんでも放り込めるから「ブラックボックス」ということですね！
そしてデスクがきれいになったら、この段ボールは日付を書いてフタを閉じデスクの足元に押し込みます。
たった５分１０分の作業で済むから簡単ですね。
決して片付いたとは言えませんが、一時的にキレイな仕事スペースができたのは事実です。
ビジネスの場での片づけ術・捨てる術とは、こうした「結果良し」が重要になります。
この点が自宅の片づけとは決定的に違う点となります。
そもそも捨てるモノの多くは、要るように見えるものです。
日付けに関しては再度開けた日も追加で書き、一定の期間放置されていればやはり不要なゴミなのです。
ただし一つ注意していただきたいのは廃棄について。
「やっぱり不要だからごみだな」といくら判断できたとしてもそれはあくまで自己判断ですので、
必ず上司が許可したという証拠「言質（げんち）」を取って、捨てていくようにしましょう。
「机がゴミの山になるように、頭の中もゴミの山になる。」
最後に「机がゴミの山になるように、頭の中もゴミの山になる。」について解説していきます。
前述してきたようなことを実践してみて、仕事場を効率よく片付けられたら、
果たしてそれで環境は整ったのでしょうか？
確かに目に見えるところは片付いたかもしれませんが、
自分の頭の中で考えていることも仕事の悩みでぐちゃぐちゃ。
悩みだらけでストレスが溜まっているなんてこと、ありますよね？
普段私たち「ヒト」がなにをしているかというと、アイディア生み出したり、
超特急の作業をしたり、コミュニケーションを円滑にしたり高度な意思の疎通と合理的な行動をしています。
脳の伝達で行動が起こるのだとすれば、脳がほかのことで散らかっている状態なら当然、
仕事のパフォーマンスにも影響がでることでしょう。
「そんなこと言ってもモノのような物理的な片づけと、頭の中のような精神的なかたづけと一緒にはできるわけないでしょ。」
いえいえ、そんなことないですよ。ぜひ諦めずに頭の中のゴミ山状態も片づける、
つまり都度リセットしていくようにしましょう。
例えば仕事終わりの一杯も、趣味の時間も、楽しい食事なんかも同様のストレス発散効果があります。
だいたい、仕事の事なんかで頭を悩ませるのはつまらないですよね。
意識転換を起こすには、それなりの大胆な変化が必要になりますが、
ぜひ自分にあった良いリフレッシュをして「やる気スイッチ」を見つけましょう。
物理的な環境と精神的な環境が整えば、仕事環境がベストな状態となり、仕事のパフォーマンスも期待できますね。
【まとめ】
では最後にこの動画の考え方をまとめて振り返っていきます！
まず「書類やデータは必要ないと判断できる時点でゴミになると意識する」ということ
そして「すぐ捨てると判断できないものは一時的にブラックボックスを活用する」ということ
さらに「仕事環境には精神面のケアも入るので、ストレスを発散し仕事の効率をアップしよう」ということ
仕事場の環境が効率悪いな、と感じたら、一度仕事周りの片付け方を見直してみましょう。
一番やっかいな書類やデータの整理については、
新しいものと古いものが混在するような状況は避けたほうがいいため、
古いものがゴミの候補になるということを学びましたね。
またそれでもすぐ処分の判断ができなかったものについては
「ブラックボックス」と称した段ボール箱を用意してとりあえず放り込んでみましょう。
それでも使わなかったらブラックボックスに入れたものはゴミの候補になるということでした。
見た目が片付いたのにどうも効率よく仕事が手につかないなら
頭の中とも向き合い、ストレスを発散しながら上手に仕事と付き合っていきたいですね。
