あなたの1日を3時間増やす超整理術

「”忙しい”から自由を確保するための時間整理」

今回は「”忙しい”から自由を確保するための時間整理」というテーマについて、
高嶋美里さん著「あなたの1日を3時間増やす超整理術」をもとに考察していきます。

この動画を見ることによって、無駄を減らして時間を節約する方法について学ぶことができます。

突然ですが、仕事と家事に終われる日々で、人生のゆとりを感じる時間が一切ない。
もしそんなお悩みを抱えた方がいたらあなたはなんとアドバイスしてあげますか？

今回ご紹介することを実践していただくと、
オフィスや仕事周りの無駄を減らして、効率的に1日を過ごすことができるでしょう。

それでは具体的な方法を解説していきます。

「モノ・データ・頭の整理整頓で成果につなげる」

一言でいうと「モノ・データ・頭の整理整頓で成果につなげる」です。

本書の著者・高嶋さんは、有名予備校にて3000人を超える生徒に指導をしてきた、元・予備校講師。
そして現在は述べ8000人以上の生徒を受け持ってきた、ITスキル専門のスクールを運営してきた方です。

このように多くの人材を教え子として排出してきた高嶋さんは、仕事の面で成果を出している人々にある共通点を見つけました。
それは、あらゆる点で整理が行き届いているということ。

オフィスや仕事まわりの整理が行き届いていることで、時間を生み出すことに成功し、
あくせくせずに良い仕事ができる、つまり「好循環」に乗っているのだと言います。

そんな整理上手になるために、高嶋さんが提案するのは１日1分野ずつ取り組む、合計１４日間のカリキュラムです。
このカリキュラムを実行することで、1日最大で3時間の自由時間を生み出すことができるとのこと。

今回はそのカリキュラムの内容を一部ピックアップしてお伝えしていきます。

ここでは成果を出すための整理方法について
ポイントを3つに絞ってみました！

・デスク周りのものを整理する
・クラウドの情報整理には索引を活用する
・朝の30分を頭の整理に使う

ここからさらに詳しく、これらを一つ一つ解説していきます。

「デスク周りのものを整理する」

まずはじめに「デスク周りのものを整理する」について解説していきます。

整理術と言われて多くの人の頭にまず浮かぶのは「ものの整理」ではないでしょうか。
高嶋さんの提唱するカリキュラムも、まずは物の整理から始まります。

物の整理は次のように行います。

・デスク周りに置くものは、20個に絞る
・仕事に必要な道具はすべて、デスク横の引き出しに収める

このように物の数を減らして収納することができたら、続いては仕分けです。

オフィスのように同じ空間に多数の人が行き交う場合、次のように共通管理しやすい状態を整えます。

・ラベルを貼るなど自分も他人も迷わない収納を整える
・いつでも、誰でもアクセスできるようクラウドに保存

しかしここまで見てきた整理整頓はもちろん、すぐに利益を生み出してくれるわけではありません。
なので、正直面倒さを伴ってしまうものですね。

ただし、整理ができていないと次のような事態が起こります。

・作業に集中しているときに「どこにしまったんだっけ？」と仲間に問われ作業を中断する。
・イベント前日、必要なものを探すも結局忘れ、出張先でものを買い足す。
・何度も同じファイルの検索に手間を取られる。

このように仕事中、探し物に手間を取られたり、集中力を分断されることを考えてみれば、
整理は必要なものとなり、無駄な時間を取られずに済みます。

長期的にみて、大きな効果が期待できる改善策といえるのです。

ゆくゆく時間を生み出してくれるものと判断して、まずは身の回りのものの整理に乗り出しましょう。

「クラウドの情報整理には索引を活用する」

続いて「クラウドの情報整理には索引を活用する」について解説していきます。

目に見えるモノの整理が終わったら、続いては情報の整理です。
先ほども「データをクラウド化する」という方法を取り上げましたが、この効果は絶大であると高嶋さんはおすすめしています。

例えば次のような場合にデータをクラウド化すると便利です。

・複数の人が仕事をする時
・出張先でも紙ファイルを持たず仕事をしたい時
・過去の資料をすっきりと保管したい時

プロジェクトごとに資料がクラウドで保管されていれば、いつでも誰でもどこでもデータにアクセスできて作業効率が格段にUPします。

このように便利なデータのクラウド管理ですが、よく陥るトラブルがあります。
それは「結局、どこにデータがあるか検索をかけてもわからずたどり着けない」という事態。

膨大な量のデータを収納できるからこそ、しまう場所を定めなければ、たどり着けないデータとなるのです。

ここで本書から提案されている方法は、データの索引を作るというもの。
グーグルが提供するサービスの一つにスプレッドシートがありますが、ここにデータの索引を作るのです。

グーグルドキュメントやグーグルスライドで作成したデータは全て「そのデータにアクセスできるURL」を発行することができます。

このURLをスプレッドシートに貼り付け、データの名前、属性、カテゴリなどを横のセルに一つずつ書き込み、データを探す際にキーワード検索にかけるのです。

すると、該当するデータのURLにすぐにアクセスすることが可能です。

物理的なモノの数はある程度減らすことができます。しかし、データというのは溜まる一方だと皆さんも心当たりがあるでしょう。
高嶋さんのこちらの提案、ぜひ試してみてください。

「朝の30分を頭の整理に使う」

最後に「朝の30分を頭の整理に使う」について解説していきます。

物の整理、さらに情報を整理した後、最後に取り組むのは「頭の中」の整理です。
ここで著者の高嶋さんがオススメする方法は、朝の30分を活用することです。

朝、仕事を始めるまでの30分、整理のための時間を設けます。
この時間で次の2つを整理していきます。

・今日やることの把握
・スケジュールの管理

例えば今日以降、１つでも30分以上かけて取り組むタスクがある場合は、
この朝30分の時間を使って、「いつ、何をするか」をグーグルカレンダーに書き出します。

この書き出し作業のポイントは次のように挙げられます。

・30分以上かけてやることを選別する、フィルター作業であること
・逆に30分もかからないタスクは、この時にささっと片付ける。するとタスクが際限なく溜まってしまう事態も避けられます。

このように朝の30分でやることを洗い出して、いつ行うか決めてしまえば、
通勤などの隙間時間さえも、立派な仕事時間として稼働できる体制が整います。

油断しているとすぐに過ぎてしまう、朝の貴重な30分。
1日の走り出しとして、頭の中を整理する時間に活用してみてくださいね。

【まとめ】

では最後にこの動画の考え方をまとめて振り返っていきます！

まず「時間を作るにはものや頭の整理を習慣づける行動が必要」ということ

そして「共有したいデータの整理は索引を作って管理する」ということでした。

整理整頓とは、それ自体が生産性のある作業ではないため、つい忙しいと先延ばししがちなものです。
しかし仕組み改善を目指して、モノの居場所を決めたり、誰でもわかる収納を作ることで、片付けが習慣化されます。

チームで行うことなら尚更。
一人にとって1日10分の時間は、10人分だと1日100分もの時間が生み出されるわけです。

整理整頓のメリットは探し物の時間がなくなるだけに限らず、余計なことを考えなくて済むのでその分、頭をフル回転させて仕事に取り組めるのです。

ぜひオフィスの同僚と一緒に、取り組んでみてはいかがでしょうか。