ビジネスにおける整理整頓の心得
今回の研究資料
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突然ですが、仕事がうまくいくように整理整頓についての理解を深めたい
と悩んでいる方がいたら、あなたはなんとアドバイスしてあげますか？
人が社会的に暮らすために日常的に行う「整理整頓」。
ビジネスの場であっても業種問わず求められるスキルです。
それは「整理整頓」が出来るか否かは、その人の仕事のパフォーマンスを知るうえで
非常にわかりやすい指針となるからだと思います。
では、「片づけができる」人は、
なぜパフォーマンスが高いと判断されるのでしょうか？
今回ご紹介することを実践していただくと、
仕事のパフォーマンスの向上に整理整頓が役立つ
という学びを得られることでしょう。
環境を整えれば効率は上がる
それでは具体的な方法を解説していきます。
一言でいうと「環境を整えれば効率は上がる」です。
デスク周りが整っていた方が良いというのは、ある程度共通認識だと思います。
ですが実際にどういったメリットがあるのかを、しっかりと理解していないと
「些細な事」として蔑ろにしてしまいがちです。
「片づけ」は面倒なこと。ととらえず、仕事をする上で大事なことと
意識するために、改めてそのメリットについて考えてみましょう。
ここでは、「整理収納」がどのように仕事に影響を与えるか。
3つのポイントに絞ってご紹介していきます。
１．整理してから仕事をする
２．気づいたら片づける
３．小さな片付けで集中力を持続させる
ここからさらに詳しく、これらを一つ一つ解説していきます。
１．整理してから仕事をする
まずはじめに「１．整理してから仕事をする」について解説していきます。
整理整頓の大切さというのは、十分認識されていますが、
では仕事と整理整頓、どちらから手をつけた方が効率的に仕事が出来るようになるのでしょう。
整理するというのは、環境を整えるという事です。
環境を整えると、目に入る世界も精神もスッキリし気づきが生まれやすくなります。
つまり、先に整理をし気づきが生まれやすい環境を作ることで、結果的に効率的な仕事が出来るようになるのです。
例えば、スポーツ選手でも、ここ一番にいつも通りの力を発揮するために
その人固有のルーティンを行う姿をよく見かけますよね。（イチローがバッターボックスに入る前にいつも同じポーズをするなど）
これと同じように、効率的に仕事を始める為に整理整頓をルーティンワークに組み込むと良いのです。
整理整頓といっても、大掛かりなことをするわけではありません。
デスクを拭く、不要な書類を捨てるなど簡単なことでよいのです。
このような些細な作業でも、毎日行うことで「今から仕事だ！」というONOFFスイッチにもなります。
また、乱雑なものを放置し続ければ、余計な探し物をする時間が発生してしまうかもしれません。
すぐに仕事に取り掛かりたい気持ちはグッとこらえて、まずは整理してから仕事。
これだけで仕事のパフォーマンスは上がるものです。
これは物理的なメリットもありますが、それ以上に精神的なメリットもあります。
なぜなら、焦って仕事に取り掛かるよりも、心に余裕がある状態のほうが視野が広がり
冷静に仕事に向き合えるからです。
仕事を手早くこなすには、とにかく仕事のスピードを重視する方が、良いような気がしますが
まずは手を付ける前にデスク周りを整えて、思考も一度整理してからスタートしたほうが
効率的で良い結果につながるのです。
２．気づいたら片づける
続いて「２．気づいたら片づける」について解説していきます。
片付けをいつ行えばよいか？という疑問にお答えすると
それは「気づいたとき」になります。
それは「定期的にやるから」という言い訳を自分に与えない為です。
人はできないことについて言い訳を探すのが上手です。
「時間がないから」「お金がないから」「能力がないから」
と、何かしらのできない理由を見つけようとします。
実は、片付けについても同様の事が言えます。
例えば、一週間に一度、デスクの片づけをすると決意したとします。
すると二日三日たってデスクの上が雑然としてきたとしても「一週間たったらやるから大丈夫」と考え
そのまま放置してしまうことになります。
整理されていないデスクはパフォーマンスが下がる。というのは先ほども解説してきた通りです。
ここで大事なのは、目の前の問題を放置する癖がついてしまうという危険性です。
ですから、日頃から気づいたら片づけるという心構えの方が良いのです。
整理整頓を毎日行っている人は、気づきの能力が高い傾向にあります。
これは環境が整った状態が定常であるからで、定常とは言い換えれば「当たり前の状態」です。
定常が高い人は、それが疎かになった時に違和感を感じるアンテナが敏感です。
ちょっとした汚れ溜まりや職場が乱雑になり始めた時に、パフォーマンスが下がっていることに気づきます。
こうした、ちょっとした変化を見落とさずに、何かがうまく回ってないと感じられるようになると
問題が小さいうちに対策が打てるようになります。
結果、大きなミスにつながらず、仕事の失敗も少なくなるのです。
日頃から環境に目を配り片付けを行うことは
定常を高め、気づきのアンテナを磨き、仕事に良い結果をもたらす。と理解しましょう。
３．小さな片付けで集中力を持続させる
最後に「３．小さな片付けで集中力を持続させる」について解説していきます。
「ゆでガエル理論」というのをご存じでしょうか？
これは、常温の水で泳がせたカエルを徐々に熱していっても
変化に気づかずそのまま茹で上がってしまうという寓話です。
日々忙しく仕事をしているとデスク周りなどは、あっという間に散らかってしまいます。
片づけるのが面倒だと考え、そのまま仕事を続けていると、気づかないうちに仕事の効率が落ち
毎日仕事に追われているといった悪循環に陥ります。
これは正に「ゆでガエル」状態です。
そんな負の連鎖を断ち切るために有効なのが「小さな片付け」です。
例えば、
・使ったファイルやペンを元の位置にいったん戻す。
・デスク上の空き缶やペットボトル、飲み終わったマグカップなどを片付ける。
・不要になったメモ用紙やアメやガムを食べた時に出たごみを捨てる。
など
これには机の上がゴチャゴチャするのを防ぐだけでなく、
次の仕事に切り替える際に必要な、リフレッシュ効果も期待できます。
長時間、椅子に座ったままで同じ仕事を続けていると、徐々に集中力が切れて
ダラダラと時間をかけてしまいがちです。
そこで仕事の合間に「小さな片付け」を挟むことで気持ちの切り替えを行うのです。
何か一つの作業で区切りがついたら、休憩がてら、ちょっと片づける。
こうした手間を惜しまないだけで、仕事の効率は格段に上がります。
ただただ業務をこなし続けるだけが、仕事を早く終わらせる方法ではありません。
こういった息抜き時間を上手にとる習慣がない方は
「小さな片付け」を意識して取り入れてみて下さい。
きっと、いつもより仕事がスムーズに進むことでしょう。
【まとめ】
では最後にこの動画の考え方をまとめて振り返っていきます！
まず「整理整頓は仕事を始める前にやろう」ということ
そして「目の前の状況を放置せず、気づいたらやる意識を持とう」ということ
最後に「仕事の合間の息抜きに、小さな片づけを取り入れよう」ということでした。
デスクの「整理整頓」がどのような意味合いを持つのか。
どうして仕事のパフォーマンスが向上するのかについて学びました。
身の回りの環境が仕事に大きな影響を与えることを
知っても、実行しなければ活かすことが出来ません。
デスクが汚くても平気！と思っている方でも
一度実践してみたら、案外予想を超えた良い結果が現れるかも知れませんよ。
まずは朝の3分。デスクの片付けから始めてみましょう。
