片付け

デスクと気持ちの片づけで見違える、わたしの仕事時間

「仕事の効率がアップするデスク整理術」

今回は「仕事の効率がアップするデスク整理術」というテーマについて、
Emiさん著「デスクと気持ちの片づけで見違える、わたしの仕事時間」
をもとに考察していきます。

この動画を見ることによって、仕事がはかどるデスクやデータの整理方法について
学ぶことができます。

今回の研究資料
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突然ですが、日々業務に追われてデスク周りがごちゃついている。書類で雪崩が起こりそう。
もしそんなお悩みを抱えた方がいたらあなたはなんとアドバイスしてあげますか?

今回ご紹介することを実践していただくと、
書類の山を解消できて、仕事への取りかかりもラクになるでしょう。

「デスク整理にルールを設ける」

一言でいうと「デスク整理にルールを設ける」です。

著者のEmiさんは現在、整理収納アドバイザーとして活躍中で、
夫婦で会社経営もしています。

そんな日々忙しいEmiさんは、
子育てと仕事を両立できないことが悩みでした。

そこで、どちらも両立させるためにシフトチェンジをおこなったのは、
仕事の中でできる工夫を見つけ、改善することが目的だったといいます。

今回は本書で紹介されている仕事の効率を上げる方法の中から、
特にデスクやデータの整理方法についてご紹介します。

自分のデスクを持たない職業の方でも学べる点は多くあるので、
ぜひ参考にしてみてくださいね。

ここでは仕事がスムーズに進むデスク整理の方法について
ポイントを3つに絞ってみました!

・書類はボックスに収納する
・置き場所を固定する
・データ化して書類を減らす

ここからさらに詳しく、これらを一つ一つ解説していきます。

「書類はボックスに収納する」

まずはじめに「書類はボックスに収納する」について解説していきます。

書類の整理については
Emiさんは「1ジャンル1ボックス収納」をおすすめしています。

これは、ジャンルごとに1つのボックスに書類を収納する方法です。
それでは、具体的な手順をご紹介します。

1. 同じ時期に使用する書類を、ジャンルごとに分ける
2. 書類はA4の透明のクリアファイルに入れて保管する
3. 書類をボックスに収納し、ラベリングをする

クリアファイルを使うことがポイントだとEmiさんは主張しています。
なぜかというと…

・挟み込むだけで済むから収納がラク
・積み上げたときに雪崩が起きにくい
・中の書類を判別しやすい
・領収書などの小さな書類も収納しやすい

このように、クリアファイルにはメリットがたくさんあるんです。

そして、特に大切なのがラベリングだとEmiさんは語ります。

なぜなら、ラベルがないと、探すために頭と時間を使うことになってしまうからです。
このような無駄な時間が、ストレスになるのだといいます。

Emiさんの「1ジャンル1ボックス収納」をぜひ取り入れてみてくださいね。

「置き場所を固定する」

続いて「置き場所を固定する」について解説していきます。

Emiさんは、普段使用する「デスクの上」や「引き出し」にそれぞれ何を置くか、
置き場所を細かく決めているといいます。

早速、それぞれの場所別に解説していきましょう。

まずは、デスクの上についてみていきます。

・利き手側には今必要な書類を置く 
 →こちらは今頻繁に使う書類をボックスに入れて設置します。

・利き手と反対側には電話を置く
 →電話しながらメモを取れるように利き手と反対の手で取れるとベストだそうです。

・デスクの下には通勤バッグを置く
 →出し入れしにくい場所なので、書類は置かないようにします。

続いて、引き出しについてみていきましょう。

・上段には文房具類を収納する
 →よく使うものを手前のトレイに入れるようにすると引き出しを全開にしなくても取り出すことができます。

・中段には個人の物を収納する
 →メイクポーチや、歯ブラシなどの私物をまとめて置きます。こちらは、引き出しに放り込むだけでよいそうです。

・下段には保管用の書類を収納する
 →物が取り出しにくい場所なので、あまり使用しない書類はボックスに入れて、立てて収納します。

理想は、どこに何が置いてあるのか
すぐに把握できることだとEmiさんは主張しています。

ちなみに把握できるのは自分だけではなく、
同じ職場のメンバーにとっても分かりやすい状態であることが望ましいです。

例えば自分にしか分からない場所に書類をしまうと、
自分がいないときに、同僚が困ってしまうかもしれませんよね。

日頃からデスクを整え、だれでも分かりやすい状態に保つようにしましょう。

「データ化して書類を減らす」

最後に「データ化して書類を減らす」について解説していきます。

Emiさんは、今使わないけれど残しておきたい書類は、
スキャンしてデータ化し、現物は処分することをおすすめしています。

それでは、整理のポイントをみていきましょう。

・データの名前をわかりやすくする
→スキャンしたデータは、中身がわかるように、データの名前を具体的な名称と日付に変更しましょう。

・文字検索できるようにする
名刺をスキャンするときは、画像の文字を認識してくれるOCR機能を使って文字検索できるようにしておくと便利です。

どうしてもスキャンする時間が取れない場合は、
ひとまず書類を普段目につかない場所へと移動させましょう。

大切なことは、使っていない書類を、
今必要なのものとしっかり区別することだとEmiさんは主張します。

そして、使っていない書類は、1年以使わない場合は処分しましょう。

【まとめ】

では最後にこの動画の考え方をまとめて振り返っていきます!

まず「書類は、1ジャンル1ボックス収納をする」ということ
次に「物の置き場所を決め、だれが見ても分かる収納を心がける」ということ
そして「書類はデータ化するなどして、必要のない物は処分する」ということでした。

Emiさんにとって、ラクを作ることとは、
決して人に押しつけたり、手抜きをしたりすることではなく、
小さな不便をそのままにしないことだといいます。

今回ご紹介したラベリングやスキャンは、時間と手間のかかる作業です。

しかし、少しの手間をかけることで、日々の無駄な時間が減り、
自分や家族の時間を増やすことができるでしょう。

みなさんにとっての仕事時間が少しでも豊かになるように、
まずはデスクの整理から始めてみてはいかがでしょうか?

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