なぜあの人は整理整頓がうまいのか

「仕事ができる人の書類・データ整理術」

今回は「仕事ができる人の書類・データ整理術」というテーマについて、
中谷彰宏さん著「なぜあの人は整理整頓がうまいのか」をもとに考察していきます。

この動画を見ることによって、書類などの探し物をすぐ見つけられる整理整頓の方法について学ぶことができます。
それではさっそくまいりましょう！

突然ですが、
物が多すぎてデスクが圧迫されてしまっている。
探し物に時間を取られてしまい、仕事がはかどらない…。

もしそんなお悩みを抱えた方がいたらあなたはなんとアドバイスしてあげますか？

今回ご紹介することを実践していただくと、
物を探すのに時間がかからなくなり、より仕事の効率と確実性を高めることができるでしょう。

「仕事に整理整頓が組み込まれていること」

それでは具体的な方法を解説していきます。

一言でいうと「仕事に整理整頓が組み込まれていること」です。

もしも仕事中、「〇〇の資料はどこ？」と言われたとき、あなたはすぐに取り出して渡せますか？

また企画を考えなきゃいけないのに、必要な資料探しの時間のほうが長く手間取ってしまうことはありませんか？

当たり前ですが、書類の山を崩しながら慌てて探している人よりも、
すぐに資料を手渡せる人のほうが「仕事ができる」と認識されますし、

探し物に時間を取られて、重要なことに時間が使えなくなってしまうのは、とても効率が悪いです。

日々の小さな探し物の時間も積もれば大きな差となって、
仕事上の効率や上司・同僚からの信頼の差を生むことは明らかです。

忙しいビジネスライフの中で、改めて整理整頓のために1日を割くのはとても難しいですが、
だからこそ仕事の中に整理整頓の習慣を組み込むことが大切です。

ここでは本書で紹介されている63の方法の中から仕事の中に整理整頓を習慣づける方法について
ポイントを3つに絞ってみました！

・あらゆる物に日付を入れる
・捨てる整理、戻す整頓
・常に整理整頓の風を通そう

ここからさらに詳しく、これらを一つ一つ解説していきます。

「あらゆる物に日付を入れる」

まずはじめに「あらゆる物に日付を入れる」について解説していきます。

何度も練り直し、上司や同僚の意見を取り入れブラッシュアップさせた大切な企画。

そのような企画を提案する大切な場面で、
「間違って修正前の企画書を持ってきてしまった！」という恐ろしいトラブルを想像してみてください。

なぜこのようなミスが起こってしまうのでしょうか。

それは企画書を作り直せば直すほど、その分古い企画書が生まれます。
そして何度も修正を繰り返すなかで、最新の企画書と古い企画書の区別がつかなくなってしまったからです。

身の回りを整理できていない人ほど、このようなミスを犯してしまう可能性が高いと言えます。

このような恐ろしいトラブルを回避するためにも、最新版以外の資料は破棄しておきましょう。

古い資料を残しておいても、メリットはありません。

そのためにも、データを作成したらファイル名にその日の日付を入れることが大切です。

特にチームで仕事を進めていると、たくさんの修正が入り、古い資料がたくさん生まれます。
日付を記すことで、どのデータが最新なのかだれが見ても一目でわかるようになるでしょう。

似たような企画書や資料が2つある場合には、最後に編集した日付を入れます。

同じ日に資料の内容を更新した場合は日付の後にナンバリングすること、例えば「10月14日の２」とファイル名を変更します。

「10月14日」と「10月14日の２」という2つのファイルがあったら、「10月14日」の古い資料は捨ててしまいましょう。

このように資料やデータを管理することで、常に身の回りを最新のデータで整えることができ、
必要な資料を探す無駄な時間を削減できます。

また、古いデータを処分することで、パソコンの中や、デスクの上をすっきりとさせることができます。
なにより、修正前の古い企画書を提出してしまうという恐ろしいリスクを回避できます。

あらゆるデータに日付を入れて書類管理をするクセをつけられるといいですね。

「捨てる整理、戻す整頓」

続いて「捨てる整理、戻す整頓」について解説していきます。

整理整頓というと、今あるものを全て美しく収納する、整えるという印象があるかもしれません。
著者の中谷さんは、整理とは「捨てる」ことであり、整頓は「元に戻すこと」だと解説しています。

中谷さんがオススメする整理術はとてもシンプルです。

すばり、「物の中身を見ないで捨てる」という大胆なものです。
それでは、整理と整頓の仕方をそれぞれ詳しくみていきましょう。

「整理」

物を捨てて、いらない物を持ちすぎている状況から脱出することが整理であり、
物を捨てられない人は、整理することができません。

中谷さんは、使わない不要な物は中身を見ないで捨てることを提案しています。

例えば1年間使っていないダンボール箱の中に書類があるとします。
その資料はいつ使うのでしょうか？　もしかすると、一生出番がない資料なのかもしれません。

長らく使っていない物は、いつまで置いておくのか期限を決めましょう。

そして、期限が過ぎたら中身を確認しないで、思い切って処分してしまうのです。
中身を見ないで捨てるというのは、大胆で勇気のいる行動かもしれませんが、効率的な整理の方法です。

「整頓」

整理ができたら、次は整頓です。

頻繁に使う物には、置き場所を決めておき、使ったら決められた置き場所に戻す習慣をつけましょう。

最近は、会社で物を減らすために、ひとつの物を複数人で共有するのが主流になっています。

この時、使ったら戻すことを忘れないようにしましょう。

決められた位置に戻していないと、次に使う人が困ってしまうからです。

そして、仕事での信頼も無くしかねないので要注意です。
使ったら元に戻すという習慣は必須とも言えるでしょう。

「常に整理整頓の風を通そう」

最後に「常に整理整頓の風を通そう」について解説していきます。

整理整頓では、物の置き場所を決めておくことが大切です。
しかし、ずっと同じ場所に同じ物を置き続けるのは、賢い整理整頓とは言えません。

何を収納するのか、どこにどれだけの量を保管すべきかなど、日々見直すことも重要になります。
生活にあわせて、空間には常に整理整頓の風を通しましょう。

整理整頓の風を通すためには、定期的な整理整頓に加えて、日々の整理整頓が必要です。

定期的に行う整理整頓には、気持ちを高めて空間もスッキリ整えられるという大きなメリットがあります。

しかし、整理整頓をするときになって、必要な物とそうでない物を分別するのでは、時間かかかってしまいますよね。

整理整頓を効率よく行うためにも、日々の生活の中で、不要な物をリストアップしておきましょう。
そうすることで、いざ整理整頓をするとなったとき、スムーズに物を処分できるのです。

大切なのは、常にものが動いて空間を更新し続けること、それが整理整頓の風を通すということなのです。

必要な物だけに囲まれている空間であれば、不要な物の中から探し物に苦戦する心配もなく、
仕事がスムーズに進み、良い運気をもたらしてくれる源にもなるでしょう。

【まとめ】

では最後にこの動画の考え方をまとめて振り返っていきます！

まず「日付で物を管理し、古い物や不要な物は思い切って処分する」ということ

そして「物の置き場所や置く物を見直し、常に整理整頓の風を通す」ということでした。

物を捨てる時のアドバイスとして、捨てるテーマを決めましょう。

テーマがなければ、何を大切にして、何を手放すべきかという判断基準が持てません。
自分自身のやりたいことが決まっていれば、必要でないものを捨てるのも苦ではありませんよね。

物を捨てて整頓することの効果は、探し物の時間を減らすということだけではありません。

自分にとって大切なものと、無駄なものが目に見えてわかってくるのです。

著者の中谷さんはこのことを「引き算の美学」だと語っています。
不要なものを引き算していった結果、自分が大切にする「やりたいこと」にたどり着けるはずです。

整理整頓が上手であれば、やりたい仕事で活躍するための近道が自然と見えてくるかもしれませんね。