片付け

こんどこそ!整理する技術

日頃のからデスクまわりを整理整頓していると、作業効率が上がり仕事もうまくいく

今回の研究資料
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突然ですが、いつも仕事机の上が書類の山でうんざり。情報を管理しきれなくて困っている
という方がいたらあなたはなんとアドバイスしてあげますか?

パソコンやタブレット機器がこれだけ普及した今でも
まだまだ紙の書類文化が根強い日本。

いっそすべてのやり取りをデータ化した方が早い!

なんて思ってみても、会社が組織である以上
なかなか個人の力では何ともできないこともありますよね?

取引先との書類、上司からの指示書、電話のメモ。

机の上が書類の山

望まなくても増えてしまう紙の山はしっかり整理整頓しないと
仕事のパフォーマンスも下がってしまいます。

今回ご紹介することを実践していただくと、
日頃のからデスクまわりを整理整頓していると、作業効率が上がり仕事もうまくいく
という学びを得られることでしょう。

それでは具体的な方法を解説していきます。

いる、いらないの基準を分かりやすくして整理しよう

一言でいうと「いる、いらないの基準を分かりやすくして整理しよう」です。

机まわりが書類で散らかっていると、
必要な書類が見つからなくて時間を無駄にしてしまったり

間違って大事な書類を捨ててしまったりと
仕事が上手く行かないことが増えてしまいますよね。

いる、いらないの基準を分かりやすくして整理しよう

今、自分の仕事にどれが必要なものなのか?
しっかり見極めて、管理できるようにしましょう。

ここでは、本書に書かれている整理整頓の技術から
その内容を3つに絞ってご紹介していきます。

書類に整理整頓の技術のポイント

1.「進行中」の書類と「完結」した書類は分ける
2.色分けして一目でわかる仕組み作り
3.退社前の5分間整理は明日のスタートダッシュに繋がる

ここからさらに詳しく、これらを一つ一つ解説していきます。

「進行中」の書類と「完結」した書類は分ける

まずはじめに「「進行中」の書類と「完結」した書類は分ける」について解説していきます。

職種にもよりますが、デスク仕事がメインの方や
営業職の方が机まわりで特に積み上げてしまいがちなものが書類。

プレゼンの資料や取引先との契約書類など、
事あるごとに増えていき、次第にデスクを圧迫してきますので
適切な管理が必要です。

書類は、まず現在進行中の未処理書類と、既に完結している書類に分けるようにしましょう。

進行中の書類と完結した書類は分ける

既に完結している書類は、会社の基準に従って保管するか処分するかを決め、
保管する場合には、必ず期限を決めるようにしましょう。

期限がないと「いつ捨てて良いか?」、その都度考えなくてはいけなくなってしまいます。
そして、必ず関連するメモも一気に処分しましょう。

最後に参考資料に使用した書籍についても少し触れておきます。

ハウトゥー本やIT関連の書籍は、時代を反映しているものが多いので
2.3年もたてば内容が古くなりがちです。

定期的に処分するように心がけましょう。

色分けして一目でわかる仕組み作り

続いて「色分けして一目でわかる仕組み作り」について解説していきます。

日頃何気なく使っているクリアファイル。
手軽で安価な上、どこでも手に入る便利ツールです。

複数の物をまとめて分けておくことで、頭の整理もつきやすくなります。

クリアファイルというと、つい透明なものばかりを選びがちですが
色分けすることで便利さが格段に向上します。

ファイルの色分け

例えば、
赤は【未処理の書類】
緑は【最新情報の収集】
青は【月の計画と目標関連】
黄色は【外出用持ち歩き資料】
透明は【顧客別ファイル】

といったように、目的と用途に合わせてまとめると
今、必要か?すでに不要になったか?も分かりやすくなり
整理整頓も捗りますよ。

色が固定されているものはカラーラベルや蛍光マーカーで
目印をつけるのも有効です。

視覚で即座に判断できれば、探す時間もぐんと減りますので
ぜひ活用してみて下さい。

「退社前の5分間整理は明日のスタートダッシュに繋がる」

最後に「退社前の5分間整理は明日のスタートダッシュに繋がる」について解説していきます。

不要なものを捨てて片付いたデスクもリバウンドしてしまっては
せっかくの整理整頓が無駄になってしまいます。

きちんと整頓された状態は維持してこそ、その効果が発揮されるモノです。

退社前の5分間整理は、明日のスタートダッシュに繋がる

仕事が繁忙期を迎えると、どうしてもデスクまわりを整える時間が
惜しくなり、また書類の山が出来上がってしまう。
こういう方は多いと思います。

ですが、忙しい時こそミスは起こるもの。
毎日たった5分で致命的な失敗が予防できるのであれば、これは非常に有意義な時間の使い方ですよね。

退社前の5分間整理は、その日の振り返りと次の日の予習の時間です。

その日の振り返りと次の日の予習の時間

書類や備品を片づけながら「今日はこうだったから明日はこうしよう」と
自然と自分自身に意識が向くことでしょう。

このとき注意したいのは、完璧に整える必要はないという事。
完璧を求めると時間がかかってしまう上に、余計なことまで考えてしまいます。

整頓しながら自分の心も整える。
気負わないリラックスした気持ちで行うようにしましょう。

【まとめ】

では最後にこの動画の考え方をまとめて振り返っていきます!

まとめ

まず「書類は現在進行中と完了に分けて期限を決めて処分していこう」ということ
そして「クリアファイルやラベルは色分けして上手に活用しよう」ということ
最後に「毎日の5分間整理で机も心も整えよう」ということでした。

仕事場においてデスクというのは、一番その人の内面が現れる場所といっても
過言ではありません。

いつもゴチャゴチャな状態では、仕事の質まで疑われてしまいかねません。

必要なものと不要なものはキッチリと分け、いつでも整った状態にあれば
同僚や上司からの評価もきっと良いはずです。

日頃から、いつどんな仕事依頼が来てもすぐに対応できるよう
ぜひ実践してみて下さい。

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